Worauf es bei der Gestaltung von Arbeitsräumen und Arbeitsweisen wirklich ankommt, diskutierte Michael Timmermann mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern der digitalen Zukunft Personal Messe. Sehen Sie sich hier die Aufzeichnung seines Vortrags an.
Ein Pharmakonzern mit über 10.000 Mitarbeitenden allein im Schweizer Headquarter stellt fest, dass zukünftige Herausforderungen sich mit dem bislang bewährten Modell der Arbeit und Zusammenarbeit nicht mehr bewältigt werden können. Jede*r an ihrem*seinem Schreibtisch, durch Organisationsstrukturen etabliertes Silodenken und die Erkenntnis über den dringenden Bedarf nach mehr Team übergreifendem Zusammenarbeiten macht deutlich: ein aufgabenbezogenes Arbeiten ist der richtige Weg auf die Fragen nach mehr Arbeitszufriedenheit, leichter zu erreichender Performance und der Idee eines neuen Denkens Auftrieb zu verleihen. Ein weltweites Projekt unter dem Titel „Activity Based Working“ wird initiiert, bei dem für die Verantwortlichen schnell klar war: „Ohne Change-Begleitung kriegen wir das nicht hin.“
Die Timmermann Group war dafür die richtige Ansprechpartnerin, denn sie konnte nicht nur Change Management für eine so komplexe Aufgabe anbieten, sondern auch nahtlos die notwendige Kommunikationsexpertise mit an den Tisch bringen.
Die Transformation von Teilbereichen der Organisation hatte bereits Anfang 2019 begonnen. Dabei konnten vornehmlich Change Communication-Maßnahmen die erforderliche Veränderung in Kopf und Herz der Mitarbeitenden unterstützen. Diese waren auch wichtig, dass mit dem Umzug in neue Gebäude auch der Wechsel von einem „Fixed Desk“-Konzept zu offen gestalteten Arbeitsräumen ohne feste Schreibtischzuordnung gelingen konnte. Innerhalb von nur 2 Monaten war damit ein erster Schritt in Richtung „Activity Based Working“ geschafft. Dadurch entstanden auch völlig neue Treffpunkte und Möglichkeiten zum Austausch, die sich sonst höchstens in der Kaffeeküche ergeben hatten: Sofa-Landschaften und bequeme Alkoven für vertrauliche Gespräch zu zweit oder dritt. Telefonboxen und akustisch abgeschirmte Solitude-Arbeitsplätze mit Sichtschutz schufen eine bislang undenkbare angenehme Arbeitserfahrung, so dass sich plötzlich auch Team übergreifende Gespräche zwanglos und natürlich ergaben, die auch inhaltlich für mehr Inspiration, produktiven Austausch und ein deutlich stärkeres Gemeinschaftsgefühl sorgten.
Vor diesem Hintergrund startete dann auch die zweite Phase der Implementierung von Activity Based Working (ABW) für weitere 2.800 Mitarbeitende. Um sie effektiv und nahbar an die neue Arbeitsumgebung und die damit verbundenen neuen Arbeitsweisen heranzuführen, haben wir Workshops für und mit sogenannten ca. 350 Change Champions konzipiert. Dadurch konnten wir einen Multiplikationseffekt in die Teams hinein generieren und bei den Mitarbeitenden das Vertrauen in Ansprechpartner zu nutzen, die sowohl mit den individuellen Bedürfnissen als auch mit möglichen Bedenken und Sorgen gegenüber den anstehenden Veränderungen vertraut waren. Das ermöglichte es uns, individuell auf die Bedarfe in den jeweiligen Teams einzugehen und im kontinuierlichen Austausch mit den Change Champions ein psychologisch sicheres Umfeld zu schaffen – die ideale Grundlage für nachhaltig wirksame Veränderungen in den Einstellungen und der Haltung gegenüber ABW.
Um einen lückenlosen Kontakt mit den Change Champions herzustellen und über einen Zeitraum von fast 1,5 Jahren aufrechtzuerhalten, konzipierte Timmermann Change Communication eine virtuelle Umgebung, die sowohl als Austauschplattform als auch als direkter Zugang zu ca. 50 Kommunikationsmitteln diente. Mithilfe dieser individualisierbarer Kommunikationsmittel konnte eine nachvollziehbare Kommunikationskette durch die gesamte Transformation hindurch abgebildet werden.
Als Anfang 2020 die Corona-Pandemie plötzlich die Verantwortlichen zum Neudenken der Transformation zu Activity Based Working zwang, profitierten die Change Champions und ihre Teams von den Change Workshops, die eine „emotionale und kognitive Grundausstattung“ zum sinnvollen Umgang mit der Veränderung vermittelt hatten. Einige der Teams haben sich zudem selbstorganisiert zusammengefunden und achtsame Verhaltensrichtlinien erstellt, um einem positiven Miteinander von vornherein eine Basis zu geben – für sich selbst und auch für Gäste in Ihren Workspaces.
In der Zwischenzeit sind alle ca. 2.800 Mitarbeitenden in ihren neuen Arbeitsumgebungen angekommen und konnten diese auch trotz des derzeit notwendigen Social Distancing erleben und ausprobieren. Die flexible Arbeitsweise und -raumgestaltung trägt auch weiterhin dazu bei, dass der permanente Wechsel zwischen Homeoffice und dem Campus problemlos gestaltet werden kann und von den Mitarbeitenden als Bereicherung empfunden wird.
